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Savoir vivre Electronique

mercredi 20 avril 2005, par Thierry Boteteme

C’est un article qui devrait être obligatoire de LIRE et d’APPROUVER lorsque vous ouvrez une boite Mèl (EMail).

c’est simple et ça aide tout le monde...

Je ne nommerai personne, il se reconnaitront !

Respecter son ou ses destinataires

Il faut savoir faire la différence entre CC et CCI (ou Bcc), ne pas surcharger ses messages de pièces jointes, utiliser à bon escient les fonctions répondre à tous et les discussions à plusieurs.

Méfiez-vous des pièces jointes

  • Une pièce jointe est généralement un fichier "lourd", 100 ko au minimum et souvent plus. Cela encombre les messageries et rallonge singulièrement la connexion de votre correspondant. Souvenez-vous que seulement 50% des internautes disposent d’une connexion ADSL et qu’une connexion modem est généralement facturée au temps.
  • Une pièce jointe est souvent un nid à virus. Sans le vouloir vous pouvez envoyer et recevoir plusieurs dizaines de virus et contaminer tout votre cercle d’amis qui n’en doutons pas saura vous remercier de cette délicate attention.
  • Il est possible d’insérer sa pièce jointe directement dans le corps du message et de créer ainsi un mail multimédia.

Attention cependant : le format sonore (Mp3, Wave) prend de la place, le format vidéo est quant à lui à bannir à moins d’être sûr que votre correspondant dispose d’une connexion à très haut débit.

  • Pensez à Prévenir votre interlocuteur que vous lui envoyez un message, décrivez bien le contenu de l’objet, son format et sa taille pour savoir s’il lui sera possible de recevoir votre message.
  • Essayez de le compresser quand c’est possible en utilisant Winzip ou Winrar. N’oubliez pas d’indiquer à votre correspondant comment décompresser les fichiers ou tout simplement comment ouvrir la pièce jointe que vous lui envoyez : tout le monde n’est pas forcément un as de Windows.
  • Réponse rapide et accusé de réception

Vous aurez parfois l’occasion de recevoir des messages avec accusé de réception électronique. Un petit texte apparaîtra et vous demandera de confirmer la bonne réception du message. Votre interlocteur recevra alors un mémo lui indiquant que vous avez bien pris connaissance du texte.

Attention également aux marques accompagnant les mails, certains mails seront envoyés avec une priorité haute ou basse.

  • Jetez un oeil attentif aux mails à haute priorité, votre interlocuteur attend souvent une réponse rapide. N’abusez pas de ces priorités pour tout et n’importe quoi, vous risqueriez de vous décridibiliser auprès de vos correspondants.

Vivons heureux, mailons cachés ?

Quelle différence existe-t-il entre ’Cc’ et ’Cci’. Ces deux options indiquent que votre message sera envoyé en copie aux personnes dont vous faites figurer les adresses.

  • En envoyant un message en Cc (copie carbone), tout le monde saura à qui vous avez envoyé le message. Ainsi, vous communiquez les adresses mails de tous vos correspondants à tous les autres. évitez les grandes listes en à moins que tous vos contacts se connaissent.
  • En utilisant l’option Cci ou Bcc (copie carbone invisible), vous allez cacher les adresses.

La confidentialité est assurée avec l’option Cci ou Bcc. Mais elle permet de regarder des échanges sans être vu selon le principe de la glace sans tain, ce qui peut générer quelques conflits. Evitez de vous retrouver mêlé au milieu de petites "explications" entre amis.

Répondre à tous avec parcimonie

Bien différencier les mentions ’Repondre’ et ’Repondre à Tous’ . Dans un cas votre mail sera adressé à l’auteur du premier mail et dans l’autre à toutes les personnes présentes dans les champs CC et CCI.

En cas de message à des correspondants mutliples, si certains passages concernent exclusivement tel ou tel, spécifiez-le explicitement dans le corps de votre message, quitte à vous appuyer sur du gras ou des caractères en couleurs.

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Voir en ligne : L’Internaute

P.-S.

Article de [Vincent Mazelly, L’Internaute]